Petrecerea de final de an e singurul eveniment la care vin toti angajatii, inclusiv cei care nu se intalnesc niciodata in restul anului. Tocmai de aceea ea spune ceva despre firma, dincolo de mancare si de discursul de la inceput. Sala in care are loc si felul in care arata raman in memoria oamenilor mai mult decat meniul si mult dupa ce s-a uitat cine ce a baut.
Bugetele pentru astfel de evenimente sunt insa limitate si impartite inainte de orice discutie despre decor. Dupa sala, catering si muzica, pentru aspectul vizual ramane de obicei o suma mica, iar asta duce la solutia obisnuita: cateva baloane si o banda pe perete, montate in ultima ora de doi colegi care s-au oferit voluntari.
Varianta mai buna costa aproape la fel, dar arata complet altfel. Cateva decoratiuni evenimente alese coerent si repetate in toata sala schimba atmosfera mai mult decat zece obiecte diferite cumparate la intamplare, in drum spre eveniment.
Mesele si impresia generala
Majoritatea timpului se petrece la masa, deci acolo se uita oamenii cel mai mult. O sala frumos decorata pe pereti, dar cu mese goale, lasa o impresie ciudata, pentru ca ochiul e indreptat in jos aproape toata seara, nu spre tavan si spre ferestre.
Un aranjament mic pe fiecare masa rezolva problema cu cea mai mica investitie posibila. Cateva flori decorative grupate intr-un vas scund, repetate identic la toate mesele, dau senzatia de eveniment organizat cu cap, fara sa coste cat un singur aranjament mare asezat la intrare si vazut de nimeni dupa primele minute.
Important e ca aranjamentul sa fie jos. Orice element care trece de nivelul privirii unui om asezat blocheaza conversatia si sfarseste mutat pe un scaun liber in primele minute, de obicei de cineva care nu isi mai vede colegul din fata.
Lumina din sala
Salile de evenimente au aproape intotdeauna lumina prea puternica si prea rece, pentru ca sunt gandite si pentru conferinte sau pentru sedinte. La o petrecere, aceeasi lumina face sala sa para un birou mare in care s-au adunat niste mese, oricat de bine ar fi ele aranjate.
Corectia nu cere interventii la instalatia electrica. Cateva surse calde raspandite prin sala schimba complet tonul, iar un suport lumanari pe fiecare masa face asta local, exact acolo unde stau oamenii, fara sa fie nevoie de aprobari sau de electrician.
Regula de aplicat e simpla: cu cat lumina generala e mai slaba, cu atat sala pare mai intima. Multe locatii accepta stingerea partiala a plafonierelor, iar diferenta dintre toate aprinse si jumatate aprinse e mai mare decat orice element de decor adaugat.
Ce se vede in fotografii
Fotografiile de la petrecerea de firma ajung pe retele si raman acolo ani de zile. Ele sunt partea din eveniment care se vede cel mai mult, inclusiv de oameni din afara companiei si de candidati care se uita la cultura locului.
De aceea cateva zone merita tratate separat si mai atent, iar restul salii poate ramane simplu, fara sa observe nimeni lipsa.
Zonele care apar cel mai des in poze:
- intrarea in sala, in primele minute
- masa principala sau cea a conducerii
- zona de langa bar
- peretele din spatele ringului
- locul unde se taie tortul sau se tine discursul
Bugetul si unde se duce
Cea mai frecventa risipa e cumpararea de obiecte de unica folosinta. Ele se arunca a doua zi dimineata, la strangerea salii, iar anul urmator se porneste din nou de la zero, cu aceeasi suma cheltuita din nou pe lucruri care tin exact o seara.
Alternativa e un set de baza reutilizabil, completat anual cu detalii ieftine. Primul an costa mai mult, al doilea considerabil mai putin, iar din al treilea raman doar accentele de sezon, care sunt partea cea mai ieftina din tot decorul si se schimba in functie de tema.
Pentru firmele care organizeaza mai multe evenimente pe an, logica asta se aplica si mai clar. Acelasi set serveste la petrecerea de iarna, la ziua companiei si la orice intalnire cu parteneri, schimband doar culorile si cateva elemente mici de sezon.
Ordinea pregatirilor
Decorul se stabileste dupa ce sala e confirmata, nu inainte. Dimensiunile incaperii, culoarea peretilor si numarul de mese schimba complet ce are sens si ce nu, iar cumparaturile facute in avans ajung de obicei nepotrivite.
Montajul cere mai mult timp decat estimeaza oricine, mai ales daca sala se elibereaza tarziu. O marja serioasa inainte de sosirea primilor invitati nu strica niciodata, pentru ca intotdeauna apare ceva neprevazut.
Ordinea care functioneaza:
- confirmarea salii si masurarea ei
- stabilirea celor doua sau trei zone importante
- alegerea paletei, dupa culoarea peretilor
- montajul, incepand cu zonele mari
- aranjamentele de masa, la final
Dupa eveniment
Strangerea se face in aceeasi seara sau a doua zi dimineata, in functie de contractul cu sala. Piesele reutilizabile se separa de la inceput de consumabile, altfel ajung toate in acelasi sac si jumatate se pierde pe drum.
Un inventar scurt, facut pe loc, ajuta enorm anul urmator. Cateva randuri despre ce a existat, ce a lipsit si ce nu s-a folosit deloc scutesc o discutie intreaga in decembrie urmator, cand nimeni nu isi mai aminteste nimic si toata lumea presupune altceva.
In timp, firma ajunge sa aiba un set propriu si o rutina clara. Petrecerea nu mai e un proiect pornit de la zero in fiecare an, ci o repetare cu mici variatii, ceea ce reduce atat costul, cat si numarul de oameni implicati in organizare.
